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  • AutorenbildDr. Babette Sonntag

5 ultimative Fragen, um die Schmerzpunkte deiner Zielgruppe zu erkennen - Die 5 Whys/Die 5 Warums

Aktualisiert: 16. Juli 2023


Zahlen mit der 5 im Mittelpunkt
5 Whys

Eine Methode, um auf einfache Art den Kern der Botschaft, die du kommunizieren willst, zu finden: Die 5-Why-Methode (5-W-Methode).


Hintergrundwissen zur Methode

Sie kommt ursprünglich aus dem Qualitätsmanagement und ist ein Instrument zur Ursache-Wirkung-Bestimmung. Toyoda Sakichi gilt als Vater dieser Methode. Er war ein großer Erfinder und Gründer der Toyota Industries Corporation, Ltd. Seine Lehre lautet wie folgt: Tritt ein Problem auf, frage fünfmal warum, um die Ursache zu erkennen. Dann ändere den Produktionsablauf so, dass das Problem nicht mehr auftreten kann. Dieses Konzept ist heute Teil der 6 Sigma-Methode zur Problemlösung, Qualitätsverbesserung und Kostensenkung.


Ein Beispiel von kanbanize.com

Zur Veranschaulichung der Fragetechnik zitiere ich ein Beispiel von kanbanize.com (Die 5 Warums: Das ultimative Tool zur Grundursachenanalyse (kanbanize.com)


"Problem – Wir haben den Newsletter für die neuesten Software-Updates nicht pünktlich gesendet.


Warum haben wir den Newsletter nicht rechtzeitig gesendet? Updates wurden erst zum Stichtag implementiert.

Warum wurden die Updates nicht rechtzeitig implementiert? Weil die Entwickler noch an den neuen Funktionen arbeiteten.

Warum arbeiteten die Entwickler noch an den neuen Funktionen? Einer der neuen Entwickler kannte die Verfahren nicht.

Warum war der neue Entwickler nicht mit den Verfahren vertraut? Er wurde nicht richtig eingearbeitet.

Warum wurde er nicht richtig eingearbeitet? Weil der CTO glaubt, dass neue Mitarbeiter keine gründliche Ausbildung benötigen und sie während der Arbeit lernen sollten.


Die Ursache des anfänglichen Problems stellt sich nun als etwas völlig anderes heraus, als die meisten erwartet hätten."


Die 5 Warums als Kommunikationswerkzeug

Für uns geht es hier um Kommunikation und Zielgruppen. Und genau da kann diese Methode als Kommunikationstool helfen, unsere Botschaft punktgenau zu formulieren.


Die Anzahl der Frageebenen, also wie oft ich "warum" frage, ist nicht auf fünf begrenzt.

Neugierige Kinder spielen dieses Spiel oft endlos lange. Das geht dann zum Beispiel so: Warum ist das Flugzeug am Himmel so klein? Weil es so weit oben und damit weit weg ist. Warum ist es so weit oben? usw... Wichtig für uns, die wir diese Methode für eine bessere Kommunikationsvorbereitung nutzen wollen, ist, dass wir so lange nachfragen, bis die Motivation, ein Bedürfnis, ein Problem eindeutig identifiziert und nicht mehr weiter aufteilbar ist - bis wir auf den eigentlichen Punkt gekommen sind. Oft ist das erste Problem, welches genannt wird, gar nicht das eigentliche. Z.B. ein Kollege sagt, dass er den Projektreport bis morgen nicht schafft, weil er so viel zu tun hat. Aber als eigentliches Problem nach 5x weiterfragen stellt sich heraus, dass ihm die Zuarbeit aus dem Controlling fehlt und er zu wiederholten Male nachfragen müsste. Da kann man dann gut ansetzen, um das Problem zu lösen.


Die fünf Fragen sind wie das Werkzeug eines Bildhauers, der damit immer mehr unnötiges Material entfernt, bis sich die Gestalt seiner Kunst zeigt.

Mit den 5 Whys kannst du dich in deine Zielgruppe hineinversetzen und erkennen, welche Schmerzpunkte sie wirklich umtreiben. Wenn du sie konsequent beantwortest, dann dringst du unter die Oberfläche und kannst deine Argumentation überzeugender aufbauen. Das hilft dir nicht nur dabei herauszufinden, was wirklich das Problem ist, sondern vor allem dabei, mit deiner Argumentation im Gespräch den Nerv deines Gegenüber zu treffen.


Ein eigenes Beispiel: Argumentation für die Einführung eines Tools

Situation: Ich möchte meine Teammitglieder im Innovationsbereich eines Tech-Unternehmens davon überzeugen, dass wir ein Tool zum Sammeln, Verschlagworten und Ausarbeiten von Technologie-Trends verwenden. Aktuell verzetteln wir uns oft und wissen nicht, was wirklich wichtig ist.

Fragen:

1) Warum verzetteln wir uns gerade mit zu vielen Themen und zu wenig Ergebnissen? Wir haben keinen guten Überblick über wirklich wichtige Tech-Trends unserer Branche.

2) Warum haben wir keinen Überblick? Weil unser Wissen über die Innovationslandschaft auf viele Köpfe verteilt ist und wir unser Wissen nicht einfach so teilen können.

3) Warum kann das Wissen nicht einfach geteilt werden? Weil es sehr aufwändig ist, Zeit braucht, sich ständig ändert, keine Zeit, Stress im Tagesgeschäft,...

4) Warum ist das denn so aufwändig? Weil wir das mündlich tun müssen, also in Meetings, oder schriftlich. Und wir keine Systematik haben, die Infos dann wiederzufinden.

5) Warum haben wir keine Systematik dafür? Weil das jeder für sich selber macht. Weil wir keinen zentralen Ort und keine einheitliche Vorgehensweise oder Struktur dafür haben.


Ich denke, ich könnte dieses Fragespiel noch weiterführen. Aber hier haben wir schon allein 5 Argumente für eine zentrale Tool-basierte Lösung, basierend auf den genannten Schmerzpunkten:

  • kein Verzetteln bei der Prioritätensetzung auf die wichtigsten Innovationstrends

  • einfache Auffindbarkeit der Infos für alle

  • wenig Aufwand bei der Ablage des Wissens und damit wenig Hemmschwellen bei der Nutzung

  • Zeitersparnis

  • weniger Meetings

Du erkennst mit den 5 Warums nicht nur das Problem, sondern auch die Lösung dafür. Und diese ist dann auch schon gut spezifiziert, weil die wichtigsten Grundforderungen klar geworden sind.


Probiere es das nächste Mal aus, wenn du z.B. deine Nutzenargumentation für eine Idee vorbereitest oder einen Vorschlag in deinem Team einbringen willst!



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