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  • AutorenbildDr. Babette Sonntag

Sechs super einfache Tipps für bessere Powerpoint-Präsentationen




Mann hält eine Präsentation mit PowerPoint
Interessante Präsentationen zu halten ist gar nicht so schwer

Vielleicht hast du das auch schon gehört oder selber gesagt: "Powerpoint kann ich nicht gut!".

Oft haben wir alle uns auch schon dabei gelangweilt, unendlich viele Charts präsentiert zu bekommen. Dabei ist Powerpoint ein mächtiges und hilfreiches Kommunikationswerkzeug. Und gar nicht so komplex, wenn du nicht den Anspruch hast, jede Funktion zu kennen und zu beherrschen.


In Innovationsprojekten erstellen wir jede Menge Powerpoints: zum Präsentieren, zum Dokumentieren, zum Nachlesen..., als Hilfsmittel für jede Form der Kommunikation.

Im Internet findest du viele Tipps zu technischen Funktionen des Powerpoint-Programms, aber meiner Meinung nach nicht so viele wirklich hilfreiche Tipps zum Aufbau einer Präsentation, also der inhaltlichen Strategie, als solches. Ich habe schon unendlich viele Powerpoint-Präsentationen selber erstellt oder präsentiert bekommen. Und immer wieder denke ich darüber nach, warum mir eine Präsentation besonders gut gelungen ist oder mich besonders anspricht.

Im Folgenden findest du meine wichtigsten Erkenntnisse für bessere Powerpoint-Präsentationen:


Was macht eine gute Powerpoint-Präsentation aus?
  • Eine Powerpoint-Präsentation soll im Gedächtnis blieben. Sie ist für den Empfänger gemacht.

  • Sie soll begeistern.

  • Sie soll optisch gut aussehen.

  • Sie soll sich auf das Wesentliche konzentrieren. Die Zuhörer können definitiv weniger aufnehmen, als du in einer Präsentation unterbringen kannst. Wie viele Informationen kann eigentlich ein Mensch gleichzeitig aufnehmen? In der Kognitionswissenschaft wird oft davon ausgegangen, dass die Obergrenze bei sieben Informationen liegt.* Werden unterschiedliche Sinne angesprochen, können es etwas mehr sein. Also ist die Beschränkung auf die allerwichtigsten Inhalte ein weiteres Kriterium.


1. Zuerst der Inhalt - Was soll kommuniziert werden?

Wer ist deine Zielgruppe und zu welchem Zweck erstellst du die Präsentation? Willst du pitchen, willst du den Projektstatus berichten, willst du Wissen über ein Fachthema vermitteln?

Was sind deine wichtigsten Aussagen? Versuche, diese auf insgesamt maximal 7 Punkte einzudampfen (s. unten in der Fußnote die "Millersche Zahl").


2. Einstieg

Der Einstieg ist ganz wichtig, um die Aufmerksamkeit deiner Zuhörer zu fesseln. Genauso wichtig, wie der erste Satz in einem Buch oder der erste Song auf einem Album. Das ist wie der Hook, der Angelhaken, bei einem guten Pitch ( s. dazu auch meinen Blogeintrag zum Pitchen).


Gute Möglichkeiten, Aufmerksamkeit zu erregen, sind:

  • Fragen: "Können Sie sich vorstellen,...?" oder "Hast du schon mal...?"

  • Provokationen: "Mit xy verschwenden wir Zeit und Ressourcen!" oder "Xy können wir besser machen!"

  • Emotionen: "Stell dir vor, du kommst morgen ins Büro und das Problem xy ist gelöst!" oder "Stell dir vor, du bist mit xy richtig zufrieden!"

Sei kreativ und bringe deinen Einstieg mit einem Augenzwinkern vor, wenn du ihn als etwas gewagt empfindest.


3. Roter Faden in Design und Inhalt

Weiter oben habe ich erwähnt, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne bei sieben Informationen liegt. Diese werden in der Kognitionswissenschaft "Chunks" genannt. Chunks können zu "merkbaren Einheiten" geordnet werden, damit wir sie uns besser merken können. Das machst du in einer Präsentation, indem du deine wichtigsten Aussagen logisch aufeinander aufbaust, in die richtige Reihenfolge bringst. Ein Punkt soll den nächsten ergeben. Das ist dein Roter Faden. Von dem darfst du nicht abrücken!


Der Rote Faden gilt für alle inhaltlichen und strukturgebenden Elemente:


Argumente: Sie sollen aufeinander aufbauen und einander Schritt für Schritt logisch ergeben.

Schriftarten und -größen: Sie sind einheitlich auf jeder Folie. Entscheide dich für eine einzige Schriftart und je eine Schriftgröße für Überschriften und Text, die du auf jedem Chart verwendest.

Farben: Beschränke dich auf maximal drei verschiedene Farben, die zusammenpassen. Zur Auswahl kannst du den Farbkreis heranziehen:


Farbkreis zum Finden von drei verschiedenartigen Farbkombinationen
Passende Farbkombinationen mit dem Farbkreis finden

Bildquelle: www.heimhelden.de



Oder du suchst bei Google nach "Welche Farben passen zusammen?".

Im Unternehmenskontext musst die Farben verwenden, die durch das Corporate Design vorgegeben sind.

Sauberes Layout: Erliege niemals der Versuchung, die Schrift zu verkleinern, um mehr Text auf einer Seite unterzubringen. Es gibt nichts Uninteressanteres, als mit kleiner Schrift vollgestopfte Charts! Bleibe bei deiner Textgröße, kürze lieber und teile in 2 oder mehr Folien auf.

Achte darauf, dass Textfelder und Bilder auf jedem Chart einheitlich ausgerichtet sind. Nutze dazu Funktionen, wie Ausrichten (um z.B. Aufzählungen rechts- /linksbündig anzuordnen), blende das Lineal, Gitternetz- und Führungslinien ein.

Dein Layout kannst du gut überprüfen, indem du in der Bildschirmpräsentation schneller durch deine Folien klickst und schaust, ob irgendwo Text oder Bilder beim Chartübergang "springen". Die passt du dann an.


4. Identifiziere dich mit deinen Aussagen

Sei du selbst und formuliere so, dass du voll hinter deinen Aussagen stehen kannst. Benutze deine eigenen Worte, auch wenn sie vielleicht nicht so formell oder lehrbuchartig erscheinen. Dann wirkst du überzeugend.


5. Interaktion

Baue Fragen in deine Präsentation ein. Nutze dazu auch zwischendurch mal eine komplett schwarze Folie, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer auf dich zu lenken. Oder setze nur ein großes Fragezeichen auf den Chart. So beziehst du dein Publikum ein, hältst es wach und lockerst die Präsentation auf. Beispiele sind: "Was denken Sie, wie lange dauert xy?", "Wie oft haben Sie sich diese Woche mit xy beschäftigt?" oder "Was geht Ihnen gerade, nachdem Sie xy gehört haben, durch den Kopf?". Stelle immer offene Fragen, die sich nicht mit einem einfachen ja oder nein beantworten lassen, sonst verpufft deine Interaktion.


6. Vortragsweise

Tipps, wie "Rede langsam und deutlich!" kennen wir alle. Hier ist die Faustregel, so langsam zu reden, dass es dir selber ein ganz kleines bisschen zu langsam vorkommt. Dann sollte es genau richtig sein.

Was ich auch ganz wichtig finde: Lies nicht jeden Textpunkt auf den Folien vor. Das ist ultra-langweilig (und passiert leider zu oft). Wir sind ja nicht in einer Lesung. Die Charts sind eine Stütze, um Informationen optisch zu verstärken. Betrachte sie als Spickzettel und rede frei bzw. gib die Aussagen mit freien Worten wieder.


Eine Anregung für Mutige

Ich habe vor ein paar Jahren eine Präsentation von Jaron Lanier erlebt. Er hatte auf jedem Chart nur ein einziges - aber das jeweils entscheidende - (Schlag-)Wort. Beim Reden hat er von Chart zu Chart, von Wort zu Wort, geklickt. Zwischendurch hat er viel frei geredet. Die Präsentation dauerte maximal 10 Minuten. Das war faszinierend und begeisternd. Ich denke, der Erfolgsschlüssel liegt hier dabei, genau die richtigen Triggerwörter zu finden - und es nicht zu übertreiben. Ich habe es ausprobiert und auch schon mal statt Worten Bilder verwendet. Das kam sehr gut an!

Probiere das doch auch mal aus!


Fazit

Du musst kein Powerpoint-Guru sein, um eine gute Präsentation zu halten. Die Inhalte und die Art und Weise, wie du deine Präsentation aufbaust, sind viel wichtiger. Ich hoffe, meine fünf Tipps und meine Anregung inspirieren dich!


Hast du weitere Tipps für gute Präsentationen? Dann teile sie doch einfach in einem Kommentar!



*Willst du mehr wissen, dann google doch mal nach "Gedächtnisspanne" und "Wie viele Informationen kann ein Mensch gleichzeitig aufnehmen?". Die 7 als maximale Anzahl an merkbaren Information wird auch als "Millersche Zahl" bezeichnet, weil sie vom amerikanischen Psychologen George Armitage Miller (s. wikipedia) hergeleitet wurde. Hier ist eine gute Zusammenfassung auf www.karierebibel.de


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